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10 mandamientos para la delegación de tareas

¿Te sientes agobiado? ¿Sientes que no puedes más? ¿Tienes demasiado trabajo?

Así me sentía yo antes de delegar mis primeras tareas.

Hoy, 8 años después, he gastado mucho más de lo que me gustaría confesar en delegación de tareas.

Con mi experiencia he preparado estos 10 mandamientos para la delegación de tareas. Espero te sean de mucha ayuda.

1. Reconocerás cuándo y qué delegar

Hay dos tipos de personas que no saben delegar: las que piensan que sólo ellas pueden hacer la tarea y las que piensan que sólo otros pueden hacerla.

Ninguno de los dos casos funciona bien.

Cuando creemos que la tarea sólo la podemos hacer nosotros, tenemos un mindset con el que es muy difícil darle la confianza suficiente a otra persona.

Las de los que piensan que “no tienen tiempo” y quieren delegar desde el principio una tarea, probablemente no tengan ni idea de cómo hacerlo efectivamente.

En ambos casos no se está preparado para delegar.

Busca un problema real (algo que impida a tu negocio crecer) y sabrás que se trata de algo que delegar. Luego busca el momento ideal para hacerlo.

2. Conocerás la tarea por delegar

Si eres un  solopreneur (emprendedor solitarios), sabrás que no puedes delegar algo que nunca haz hecho.

Por eso es importante hacer la tarea por delegar al menos de manera parcial.

Hay que entender el objetivo de la tarea y tener en mente al menos una forma de hacerla para sugerirla.

3. Escogerás a la persona adecuada

Yo suelo usar webs como workana, upwork, etc. para contratar colaboradores.

Pero la persona adecuada no la escojo de la noche a la mañana: la persona adecuada es una persona a la que voy probando con pequeñas tareas hasta entender sus capacidades y habilidades antes de darle algo más importante.

4. Tendrás un manual de procedimientos

En un mundo ideal deberías tener un manual de instrucciones para la tarea por delegar.

De esta manera el candidato al que le delegarás la tarea tendrá algún documento al que referirse si se pierde en algún punto de la labor (sin tener que preguntarte cada vez).

Si no tienes un manual, entonces prepara algunos vídeos o documentos explicando paso a paso cómo se deben hacer las tareas por delegar.

Puedes hacerlo de manera simple con software online:

a) Google Docs (gratis)

Usa Google Docs para crear documentos que puedas compartir fácilmente. Puedes integrar textos, capturas de pantalla, etc.

b) Camtasia (de pago)

Con Camtasia puedes grabar vídeos en tu pantalla que luego podrás compartir a través de diversas plataformas con tus colaboradores

5. Estarás disponible

Cuando delegas por primera vez no puedes esperar un resultado perfecto. Es por eso que es vital tu disponibilidad durante el proceso, para resolver dudas y mejorar partes del proceso junto a la persona que ejecutará la tarea.

6. Pondrás una fecha de entrega

El error clásico de la delegación de tareas: no poner fecha de entrega.

Si no pones una fecha de entrega, el candidato, que en tiempos modernos y especialmente online suele ser un freelancer muy ocupado, dejará tu tarea como última prioridad.

Ponle una fecha de entrega a tu tarea delegada o mira cómo no se termina nunca.

7. Delegarás algo que te sea rentable

A veces pensamos que debemos delegar alguna cosa por x, y o z.

Hay que ver por qué queremos delegar, porque no siempre es necesario.

Muchas veces una tarea “delegable” sería perfectamente eliminada sin ninguna consecuencia. Por ello es importante que las tareas que deleguemos sean críticas para hacer crecer nuestros negocios.

Una de las formas como yo decido qué delegar es calcular cómo mis negocios dejarán de crecer si no lo hago.

Por ejemplo, si hay algo que yo puedo replicar de mi negocio que me genere x ingresos, al crear un proceso para delegar la misma tarea una, dos o tres veces, en teoría seré capaz de generar 100, 200 o 300% más ingresos.

8. Revisarás el progreso de la tarea

Es importante que pongas varias fechas para revisión de las tareas hechas por la persona a la que delegaste. De esta manera podrás revisar y corregir cualquier error y enseñar con mayor detalle cualquier asunto que se te haya escapado.

No dejes de hacer este paso, es mejor corregir algo a tiempo que tener que hacerlo todo de nuevo, perdiendo tiempo, dinero y esfuerzo en el camino.

9. No esperarás por algo perfecto

Cada persona tiene su estilo. Algunas personas se enfocarán en hacer más perfectas unas cosas que otras. Aprovecha la oportunidad para apuntar qué se ha hecho bien, y qué se puede mejorar.

10. Darás las gracias

A veces, tan inmersos en nuestras tareas del día a día, y especialmente online, despersonalizamos el trabajo que hacemos con nuestros colaboradores. No debería ser así. Da las gracias. Sin las tareas completadas por tu equipo, te sería muy difícil hacer crecer tu negocio.


¿Quieres aprender más sobre delegación de tareas? Apúntate al mailing y recibirás más información al respecto en el futuro.

Flavio Amiel

Soy un autodidacta empedernido. Después de 20 años desarrollando negocios online decido compartir todos mis secretos y reflexiones contigo. Puedes leer más sobre mi aquí.