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Startup para novatos: esto es lo primero que tienes que hacer si quieres crecer

Una de las constantes de un negocio es la repetición de tareas día tras día sin cuenta.

Por eso, uno de los grandes obstáculos para que nuestra startup crezca solemos ser nosotros mismos, los fundadores del negocio.

Por alguno de estos dos motivos:

  1. Queremos hacerlo todo y tener el control de lo que hace nuestro negocio.
  2. Estamos tan ocupados con el día a día que no tenemos tiempo para delegar tareas.

Yo he pasado por ambas situaciones.

Estamos día a día tratando de resolver todos los intríngulis de nuestro negocio.

Pero merece la pena detenernos a pensar:

  1. Si no tenemos procesos para repetir la experiencia que reciben nuestros clientes (y por la cual nos pagan) rara vez repetirán.
  2. Sin un proceso no podremos escalar, no podremos alcanzar más nuevos clientes.

Este es el motivo por el que  la única manera en la que un negocio sea escalable es con la creación de un sistema / proceso con el que tu empresa pueda crecer casi sin tu intervención.

Hoy, en vez de hablarte de herramientas de automatización, te voy a hablar de algo más importante.

Manual de operaciones

¿Creerías que iba a comenzar por alguna nueva herramienta cool para automatizar tus redes sociales? ¿O alguna herramienta para llegar al famoso Inbox Zero?

Pues no.

Comienzo por lo que considero más importante: el manual de operaciones. Éste es el adn replicable para hacer que tu negocio crezca.

No importa si eres un artista intentando vender tus obras desde Caracas, si eres el dueño de un gimnasio en Valencia, o si vendes tarjetas de presentación. El manual de operaciones es un documento donde cubres, de principio a fin, todas las actividades de tu negocio para que alguien pueda operar cada tema sin necesidad de preguntarte nada.

Es importante que respondas a la mayor cantidad de dudas de cada una de las partes participantes de tu negocio.

Si aún no tienes un manual de operaciones, detén todo lo que estás haciendo en este momento y dedícate a él.

No hay nada más importante, porque sin dudas, sólo habrá acción. Y acción es crecimiento.

¿Cómo se crea un manual de operaciones?

Si tu equipo es pequeño, o eres un emprendedor solitario, entonces lo más inteligente es que hagas tú primero cada proceso y lo documentes, dado que debes ser la persona que más conoce sobre el tema.

  • Crea notas detalladas de cada proceso e incluye otros tipos de medios para ilustrar mejor tu punto.
  • Delega luego el documento a la persona encargada del área (“departamento”) en cuestión

Este es un ejemplo de uno de los documentos de nuestro manual de operaciones en Guiajando. Ese documento la primera persona en crearla fui yo, que conocía de pies a cabeza todo el proceso.

No fue un proceso fácil y me tomó meses preparar todo el manual. 

Pero es un esfuerzo que ha valido (y mucho) la pena.

En mi caso, mis negocios son todos online y mis colaboradores son todos remotos.

Por eso la idea es que cada nuevo empleado reciba el manual de operaciones y pueda trabajar desde el primer día con poco o ningún feedback.

Por último, hacer este proceso también te ayuda a solventar dudas y a crear procesos sin dudas.

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Prueba de fuego

Es hora de probar el manual de operaciones.

Lo primero que debes hacer cuando lo termines es contratar a alguien que siga las instrucciones:

  • Si tiene dudas, entonces mejorar el documento.
  • Si no hay dudas, entonces delegas el documento y sus mejoras futuras a la persona en cuestión.

4 herramientas para hacer tu manual de operaciones

Tanto en nuestras guías de viajes, como en nuestro servicio de soporte para wordpress la diferencia entre tener o no un manual de operaciones ha sido abismal, y nos ha permitido crecer de manera insólita.

Así que no dejes de hacer la tarea y comienza el proceso de crear tu manual de operaciones hoy mismo.

Es muy fácil, y no necesitas pagar nada para iniciarte.

Estas son las 4 herramientas que necesitas:

  • Tu cerebro
    ¿tomaste café? ¿dormiste bien? Bien. Ahora es momento de poner esta herramienta a full para afrontar la tarea de crear tu manual de operaciones.
  • Google Drive o Dropbox Paper
    Si aún eres de aquellos que usa word y envias emails con diferentes versiones de los documentos que creas, es hora de que dejes de hacerlo. Con Google Drive o Dropbox Paper podrás compartir los documentos con tu equipo de manera fácil y centralizando las versiones de tu documento en la nube. Es decir: no tendrás que preocuparte por las actualizaciones del equipo, ya que el documento se actualiza “en vivo” para todo el equipo. También podrás revertir cambios y formatear tal como si fuera word.
  • Recordit
    Esta es una excelente herramienta que te permitirá grabar lo que haces en tu pantalla, y luego añadirlo a tu documento como un gif (foto animada) o enlace a vídeo para mostrarle mejor a tus colaboradores cómo haces lo que haces.
  • Awesome Screenshot
    Esta herramienta te permite tomar capturas de pantalla y luego poner comentarios e indicaciones para poner en tu manual de operaciones.

¿Se me escapa alguna cosa? Déjala en los comentarios.

 

Flavio Amiel

Soy un autodidacta empedernido. Después de 20 años desarrollando negocios online decido compartir todos mis secretos y reflexiones contigo. Puedes leer más sobre mi aquí.