¿Estás comenzando un proyecto y no sabes cómo o qué delegar? ¿Tienes años con un proyecto y no sientes que la carga sea menos pesada?
Tengo 12 años aprendiendo sobre varios frameworks para gestión de tiempo y equipos.
Aquí te voy a contar qué significa ser un manager y cuáles son los pasos para comenzar a gestionar mejor un proyecto.
Faltaban más de 30 minutos para que llegara el autobús.
Por eso, aquella tarde de invierno del 2008, empujado por los gélidos vientos de la costa inglesa, entré a la librería para no congelarme.
En aquel entonces me fascinaba ver libros de fotografía e ilustración. Pero ese día, mi vista se enfocó en un libro con un nombre bastante sospechoso: «The Four Hour Work Week (La semana laboral de 4 horas)«.
En el libro, su autor Tim Ferriss describía con detalle cómo delegaba gran parte de las operaciones de su empresa a freelancers y asistentes virtuales en otras partes del mundo.
La estrategia le había ayudado a liberar tiempo para perseguir otras cosas que le parecían interesantes: tomar clases de tango, aprender idiomas, o hacer cursos de artes marciales.
Siguiendo los consejos del libro comencé a tener mis primeras experiencias delegando.
En aquel entonces tenía una empresa que se llamaba «In The Media Of Something».
La empresa diseñaba y desarrollaba webs para terceros. En general yo me encarga de diseñar las webs y toda la implementación la delegaba a terceros.
Con la empresa también hacía Relaciones Públicas para empresas del mundo anglo que querían incursionar en España.
Al negocio le iba bien. Entraban más clientes y más proyectos.
Pero yo ahora tenía dos trabajos: el de comunicador, bien sea escribiendo notas de prensa o diseñando páginas web; y el de manager, gestionando equipos remotos.
Mi idea era delegar absolutamente todo y dedicarme a otras cosas, como el autor de aquél libro.
¡Ja! Iluso.
Comenzaba mi MBA autodidacta.
¿A qué se dedica un gerente?
¿Sabes qué hace un manager? Yo no tenía ni idea. Nunca había estudiado sobre esto y fui un gerente horrible en mis comienzos.
Pero fui aprendiendo. Y muy rápido.
Tu tarea como manager es habilitar a todos los colaboradores de tu proyecto para que puedan hacer rápidamente y bien su trabajo.
Pero para poder ayudarles debes saber qué esperas de ellos de acuerdo a las métricas de tu negocio.
Debes estudiar bien las KPI
Como puedes leer en esta página, tus funciones son:
- Definición y análisis de funciones y responsabilidades
- Organización de funciones y procesos internos
- Implantación de indicadores de control de gestión
- Acompañamiento estratégico
- Análisis de costes
- Gestión del tiempo
- Planificación de objetivos personales y profesionales
En pocas palabras, te tienes que convertir en una especie de matemático cuántico, delegador profesional, anti-procrastinador en serie, y cheerleader de equipo.
Haz todo primero, delega después
Tanto si apenas comienzas un negocio como si tienes tiempo con él, debes encontrar qué delegar y qué no.
Para ello, es importante que entiendas bien cada aspecto de tu negocio.
Por eso hay algunas cosas que NO recomiendo delegar cuando comienzas un negocio digital:
- Ideación de contenidos
- Modelos de negocios
- Captación de Leads y ventas en general
- Desarrollo de producto
- Soporte al cliente
Para poder delegar, debes crear documentación
El liderazgo debe centrarse en mejorar los procesos, no en realizar el trabajo o apagar incendios. Los productos o servicios de calidad, un personal estable y la rentabilidad son el resultado de los sistemas de calidad que los sustentan, no al revés.
Sam Carpenter – Work The System
Luego de entender cada una de las piezas de tu negocio digital, ya sabes qué puedes delegar y cuáles los procesos para hacerlo.
En pocas palabras necesitarás identificar los pasos para cada uno de los procesos de tu proyecto.
Luego lo ideal es que crees la documentación para que otros puedan hacerlo también.
Puedes hacerlo en el formato que te parezca más acertado (vídeo, texto, señales de humo, etc.).
Aquí escribí una completa guía para que aprendas a delegar.
Crea otros gerentes en tu equipo y delega todo lo que no quieras
Finalmente, este es el momento donde meses, tal vez años después te puedes dedicar a las áreas del negocio que te hacen feliz y dedicarte a ellas.
Adicionalmente, mi equipo siempre tiene la libertad creativa que necesitan en sus áreas. De esta manera pueden disfrutar también de la motivación intrínseca que les da atender lo que disfrutan.
En mi caso, mi fascinación está en la redacción web, el SEO, la creación de audiencias en redes sociales y algunos elementos de diseño y programación.
La parte difícil es conseguir a las personas adecuadas para ayudarte.
Pero esto es parte de otra historia que te contaré más adelante.
La foto la tomé en un chiringuito frente a la playa en Palma de Mallorca en el 2019.
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